硲 俊之(ハザマ トシユキ)

2019/02/19


社員を育てる経営者の視点

経営者から「うちの会社は会議をしても意見が出てこない」「指名されないと言わない」など、会議に活気がないと言う相談が増えています。せっかく会議をしても「意見が出てこない」「出てきても同じ人」「黙っている人は同じ」「こちらから聞くと答える」など、会議の中身が残念ながら低いレベルです。せっかく忙しい中で時間をやりくりして集まっても、意見が出てこないのならば、やってもやらなくても同じですが、やはりやらないと不安なのでやっています。そもそも意見が出てこない理由に、事前準備もなく参加しているので、当てられると、その場で思い付きの意見を言うことが多く、深く考えたのではなく、とりあえず考えたレベルの内容なので、発表するとあげ足をとられたり、突っ込まれやすくなります。だから意見を言うより黙っておいた方が安全なので、意見を言わないようにする方も多いです。しかし、会議は人件費の高い方が集まって、時間を使っているのですから、もっと有効的な活用をしていくことが大切です。

そこで、もっと活気の出る会議の実践例をいくつか紹介します。
まず、ほとんどの会社では会議の日程は決まっていますが、その内容が数字の確認など、報告がメインなことが多いです。そのため報告するために時間がとられて、内容を検討する時間が少なくなります。せっかく人件費の高い方々が集まっても、報告を聞いているだけでは時間の無駄です。活気のある会社は、3日前までに会議で使用する資料を事前に各自に配布されており、すぐに議論の時間を確保することを優先しています。そのためにスタッフは3日前までに資料が作成できるように、事前に資料集めをしています。そして議論しやすいように資料を比較検討しやすいように加工し、各自の提出する資料のレイアウトパターンも統一されています。会議の参加者は事前に資料を見ておくことで、意見も発表しやすくなり、あてられても事前に検討しているので的を得た意見を答えられるようになります。

ある会社では、資料を事前に配布して、それに対する自分の意見についても事前に発表しておくことで、検討する内容が絞り込まれるので、効率の良い会議になります。事前に意見を知ることが出来るので、追加資料の準備をすることもできるので、あいまいな意見にならず、しっかりとした回答ができます。よくあるケースは、あてられると何を言われるかわからないので会議中はドキドキしていて不安な状態です。できることならば、あてられないようにと、下を向いて祈っている方が多いです。でも事前に資料や意見を言ってもらっているので、そのための準備ができていれば慌てずにすみますので、自信を持って会議に参加できます。

また、ある会社では、会議の時間を午前中よりも夕方からすることで、朝の集中できる時間を仕事に専念することができ、午後からも眠たい中でするのではなく、夕方ごろからすることで早く帰るためにもテキパキと議論することができます。夕方の疲れた時間に会議をすると意見が出てこない気がしますが、疲れているので思いつきのことが多いですが、それまで仕事をしていた緊張からの解放でユニークな意見やアイデアも多く、自由に発言できる雰囲気の中で出てきた中から新規事業や新しい取り組みにつながったりしやすくなっています。この会社では、3時のおやつタイムもあり、毎日15分くらいの短い時間の中で話し合うことで仲間同士のコミュニケーションも良くなっているので、自分たちの会社を良くしていこうという気持ちが意見やアイデアに結びついていたりしています。

会議の時間を短くすることで効率化を図っている会社もあります。この会社では幹部社員が数字で考える習慣を身に着けていているので、会議でもテキパキと数字で話していきます。数字に強くなると目標の数字に対しての現状分析も早くなり、結果に対しての対策も自分で先に手を打っていけるようになります。例えば「今の段階で今月の目標の数字に10%不足していた場合、今月の残りの日数が5日なので1日当たり、30万の売上を上げる必要があり、そのためには、60人のお客様に買ってもらわなければならない。」という会話がスムーズに行われれば、会議の時間も短くて済むようになります。何が問題で、何をすればよいのかが早く分かれば、手をうつことも早くなるので、経営も安定しやすくなります。

このように会議をみても、会社によって生産性が異なります。会議は人件費の高い方が集まっているので生産性を高めていくためにも数字に強い幹部社員を育てていくことがベストです。

 

上司の指示力

2019/01/15


社員を育てる経営者の視点

社長にとって頭が痛いのが、ここ数年、人が集まりにくくなってきていて採用コストが高くなってきていることです。
そのため採用したからには頑張ってもらいたいのが本音なのですが「せっかく人を採用しても、その人が上手くいくかどうかは一緒に働いてみないとわからない。」という声も増えてきています。もちろん採用面談でしっかりと話を聞いてみるのですが、限られた時間の中ですべて聞き出すことは不可能ですし、実際に一緒に働いてみることで、その人のことがわかることもあります。
「採用した人は当たりだった」「今回はハズレだった」という問題がおこらないためにも、しっかりとした採用の取り組みが必要です。

そこで、自社に合う方を採用して上手くいっている会社のポイントをいくつか紹介します。

よくあるのが「人が足らないから補充したい」「優秀な人であれば」など、採用時の人物像が漠然として採用すると、自社に「合う、合わない」がおこります。
そのため事前に「こういった人材が欲しい」「こういう人に来てほしい」という求める人材像をしっかりと具体的に持つことです。
明確な採用したい人物像が決まっていないと「やる気がありそう」「優秀だ」など、面接時の雰囲気で決まる場合が多いです。そうならないためにも経営計画などを参考にすることで「今後、自社に必要な能力は」「その人に求める役割」など、会社の未来のあるべき姿を明確にすることで、必要な人材像が見えてきます。
そうすることで採用時のチェックポイントもブレなくなります。

会社の声として「一緒に働いてみないとわからない」という声も、採用された側から見てみると「こんなはずではなかった」など、同じことが言えます。
そのため採用のミスマッチ現象を防ぐためにも、しっかりと自社の社風やルールなどを理解してもらってから入社してもらうことが必要です。
よくあるのがホームページの採用ページで「アットホーム」「働きやすい」「残業が無い」など、求人の問い合わせが多くなるような職場環境の内容を書いていている場合が多いですが、実際に働いてみて一致していないと不満感や不信感を持たれたりしてモチベーションが下がったり、最悪の場合は辞めたりされますので要注意が必要です。採用が上手くいっている会社は「この指とまれ方式」の採用方法を取り入れているケースが多く、社長が「3年後には、こういう会社にしてきたい」「5年後には、10店舗にしたい」など、将来はこうしていきたいという具体的なメッセージを伝えることで、それに共感した人の採用に力を入れています。 そのため採用された人も、職場環境より未来への共感を重視しているため、定着率も高くなりやすくなります。

採用された方の能力についても「思っていた能力と違う」という場合、そもそも能力の基準が不透明です。
採用されたときは、やる気があっても実際に働いてみると「上司と合わない」 「思っていた仕事内容と違った」など、働く環境によっても左右されやすいです。
よくあるのが面談のとき、総務担当者と社長だけが採用に立ち会って面談している場合が多いです。
その場合、社長から見ると「うちの会社に無い人材だ」「こういう人が入ってくると活性化する」など、会社の将来を考えて採用を決めることが多いです。
職場には直属の上司がいて、そこで働くことになりますから、その上司との相性も重要なのですが、そこまで考慮して採用を考えることも少なく、実際に働きだしてから問題が表面化されます。上手くいっている会社は採用時にも配属先の上司が立ち会って相性を確認したり、総務担当者が配属先の上司との相性を考慮したうえで決めることが多いです。
特に総務担当者が配属先の上司のタイプを客観的に把握しておくことで、今回の採用予定の部署だけではなく、相性が合う部署の紹介も出来ますので、応募があった方を適材適所に配置することが出来るようになります。

このように、上手くいっている会社は「採用してから」よりも「採用する前」に重点を置いており、採用した方をしっかりと活躍してもらうための社内整備を事前にしていますので、ぜひ、この機会に、採用のあり方を見直ししてみてはいかがでしょうか?

 

上司の指示力

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